Vijf communicatiekeuzes in participatie
Communicatie is de succesfactor in elk participatieproces. Geen terugkoppeling na het participatiegesprek is de grootse valkuil in communicatie. Ook een aansprekende uitnodiging is communicatie. Een landingspagina om de deelnemers op de hoogte te houden is communicatie. De inzet van kanalen om je publiek te bereiken is communicatie. Participatie is 80% communicatie. Met de keuzes in communicatie kun je de participatie voor deelnemers relevanter maken en zorg je ervoor dat ze op de hoogte blijven. We laten je vijf momenten in een participatieproces zien waarin je andere communicatiekeuzes kunt maken.
1. Kiezen voor een afzender met eigen projectlogo en huisstijl
Afhankelijk van de omvang van je project kun je kiezen voor een eigen afzender en dus een eigen projectlogo en huisstijl. De gemeente Almelo heeft voor het participatieproces rondom de omgevingsvisie gekozen voor een eigen afzender: Mijn Almelo, Onze Omgeving. Voor het participatieproces rondom de herinrichting van voormalig fabrieksterrein Twentse Stoomblekerij in Goor, sloten we aan bij een bestaande projecthuisstijl van Op Stoom. Met deze huisstijl wordt ook het gebied in de markt gezet en was het logisch dat we deze ook gingen gebruiken voor de participatie. Niet elk participatieproces heeft een eigen projecthuisstijl nodig. Veelal communiceren we vanuit het afzenderschap van de gemeente of provincie.
2. De manier van uitnodigen
Deelnemers kunnen op verschillende manieren worden uitgenodigd om deel te nemen aan een participatiegesprek. De keuze van de communicatiemiddelen en -kanalen is natuurlijk afhankelijk van de publieksgroepen die je wilt bereiken. Een brief of mail is een vaak gekozen middel. Maar er zijn ook andere manieren: denk aan het maken van een videoboodschap waarin de projectleider of wethouder een oproep doet. Bij voorkeur in de omgeving van waar het participatiegesprek over gaat.
3. Vorm van een praatstuk in gesprekken
Wij gaan elk participatiegesprek in met een praatstuk. Ons motto is: ga je er met niets in, dan kom je er met niets uit. Een praatstuk geeft een startpunt in het gesprek en zorgt voor focus op de inhoud. Het voorbereiden van het praatstuk kost vaak tijd, omdat er op inhoud keuzes gemaakt moeten worden. Een praatstuk kan in verschillende vormen worden ingezet. Voor het gesprek over evenementenbeleid van gemeente Enschede hebben we gewerkt met infographics om het voorstel voor het nieuwe beleid uit te leggen. Voor het delen van ervaringen en om elkaar te inspireren rondom de transformatie binnen de Wmo en Jeugdhulp hebben we gewerkt met een video met ervaringsverhalen. Deze werkte heel goed als discussiestarter in de gesprekken aan tafel. Zo zijn er nog vele andere vormen denkbaar waarmee je de inhoud in een praatstuk aanbiedt. Denk aan een ontwerpposter met voorbeelden voor de inrichting voor een speelpark of klimaatplein. Of een online prikbord met wensen en ideeën voor de herinrichting van een wijk.
4. Wijze van terugkoppeling na het gesprek
De grootste participatievalkuil is dat deelnemers geen terugkoppeling krijgen en niet weten wat er met hun inbreng is gebeurd. Hierbij is het feit dát je gaat terugkoppelen misschien wel belangrijker dan de vorm. Een laagdrempelige manier van terugkoppelen is het versturen van een mail naar alle deelnemers. Maar het kan ook in de vorm van een digitale nieuwsbrief in opmaak. Als de groep deelnemers nog niet te groot is, kun je ook een Whatsapp groep maken en het proces daar terugkoppelen. Je kunt dan regelmatig een korte video plaatsen waarin je een toelichting geeft op het proces. Dit kan gewoon met je telefoon. En deze vorm is ook nog eens heel geschikt om laaggeletterden te bereiken.
5. De vorm voor het presenteren eindresultaat
We werken in het participatieproces altijd naar een eindresultaat: een besluit over de beste maatregelen voor het verbeteren van de fietsveiligheid of het opleveren van een omgevingsvisie bijvoorbeeld. Het is slim om vooraf na te denken in welke vorm je het eindresultaat gaat opleveren, zodat je in het proces zelf de content kunt verzamelen die nodig is. De meest gekozen vorm voor het opleveren van een beleidsstuk is nog steeds een document. Maar er zijn vele andere keuzes. We hebben voor het ontwikkelen van een nieuw welzijnsbeleid gewerkt met een online magazine. Een omgevingsvisie is ook heel toegankelijk in de vorm van een website. En voor het delen van de gekozen maatregelen voor het verbeteren van de fietsveiligheid, maakten we een video.
- Bekijk het online magazine Nieuw Enschedees Welzijn
- Bekijk de online omgevingsvisie van de gemeente Almelo
- Bekijk de video van het Fietsveiligteam
Tot slot
Deze communicatiekeuzes maak je in de uitvoering van je participatieproces. Om goede keuzes te maken in de uitvoering werken we met ons 10 stappenplan voor participatiemanagement. In januari geven we hier een workshop over. Meld je aan via onze website. Of wil je inspiratie voor het maken van andere communicatiekeuzes? Bestel dan onze Middelenbox.
-
Product
-
-
Online en offline communicatiemiddelen met de Middelenbox
