Factor C box

Welkom bij de uitleg over de SIR Factor C box

Als communicatieadviseur is het kiezen van een communicatiemiddel een belangrijk onderdeel van de communicatieoplossing. Veel (interne) klanten vragen vaak direct naar de middelen: een folder, een social-mediabericht, een bijeenkomst of campagne. Maar hoe kom je nu tot de keuze van het middel dat écht past bij de opgave en het meest effectief is?

De 4 sleutels geven het antwoord

Een communicatieoplossing begint niet bij de middelen, maar bij de inhoudelijke opgave. De vier sleutels helpen je om het vraagstuk af te bakenen en de inhoudelijke opgave uit te lijnen met de vorm die past bij publiek en afzender.

Sleutel 1: bepaal de inhoudelijke opgave en de functie van communicatie: informeren, participeren of activeren.
Sleutel 2: formuleer de concrete boodschap, participatievraag of activatieoproep waarmee je de omgeving wilt betrekken
Sleutel 3: bepaal wie je nodig hebt en wie de afzender is.
Sleutel 4: kies de gespreksvorm en middelen, op basis van de antwoorden uit de eerdere sleutels.

Met de antwoorden op de 4 sleutels heb je de bouwstenen voor je communicatieaanpak.

Kies het middel in sleutel 4

Een communicatiemiddel is op zichzelf functieneutraal. Het krijgt pas betekenis wanneer je de vorm combineert met de inhoudelijke functie (informeren, participeren of activeren). Deze functies heb je al bepaald in sleutel 1 & 2.

In de Factor C-box vind je 36 neutrale vormkaarten, die pas betekenis krijgen in combinatie met een van de 50 functiekaarten. Jij bepaalt de juiste combinatie op basis van jouw vraagstuk en de antwoorden op de vier sleutels.

Zo werk je met de Factor C-kaarten

Stap 1. Beantwoord eerst sleutel 1 & 2: wat is het inhoudelijke eindresultaat en hoe ga je de omging daarbij betrekken? Ga je informeren, participeren of activeren?
Stap 2. Beantwoord sleutel 2. Wat is de inhoudelijke functie van je informatie (welke boodschap?), participatie (welke participatievraag?) of activatie (welke oproep?). Gebruik de functiekaarten om dit scherp te krijgen.
Stap 3. Beantwoord vervolgens sleutel 3: welke publieksgroepen wil je bereiken, en wie is voor hen de meest relevante afzender?
Stap 4. Kies nu de passende vorm met de vormkaarten. Welke vorm ondersteunt de gekozen functie, publieksgroep en afzender het best? Vaak is een combinatie van meerdere vormen effectief om het bereik te vergroten.

Werkvormen
Je kunt de kaarten gebruiken bij het maken van een participatieaanpak, maar ook in gesprek met een interne klant of tijdens een sessie met meerdere collega’s. Belangrijk is dat je de kaarten altijd gebruikt in samenhang met de antwoorden op de vier sleutels. Zo maak je de meest passende en effectieve keuze voor jouw communicatieoplossing.

We hebben een aantal voorbeelden voor je uitgewerkt onderaan deze pagina.

Voorbeelden

Verdieping: het Toegangskwadrant

Het Toegangskwadrant geeft structuur bij het kiezen van de juiste middelen in sleutel 4. Het kwadrant beantwoordt de vraag hoe het contact verloopt:

Ontmoet je elkaar fysiek of online?
Is het contact gelijktijdig (synchroon) of uitgesteld (asynchroon)?

Deze twee assen vormen samen een model met vier kwadranten van contact, waarmee je deelnemers toegang geeft tot jouw boodschap, participatievraag of activatie oproep. De antwoorden uit sleutel 1 t/m 3 vormen het vertrekpunt. Die noteer je in de rode stip in het kwadrant. Zij bepalen welke vormen het meest passend zijn.

Vanuit die rode stip verken je de vier kwadranten. De middelen die daarin genoemd worden corresponderen met de vormkaarten. Zo helpt het Toegangskwadrant je niet alleen bij een eerste selectie, maar ook bij het slim combineren van middelen en het ontdekken van aanvullende vormen die aansluiten bij jouw opgave. In de training 'Participeren: de 4 sleutels van een slimme aanpak' gaan we dieper in op het werken met het Toegangskwadrant en hoe je dit inzet in participatieprocessen.

Voorbeelden

Informeren

Voorbeeld

Afvalinzameling

Participeren

Voorbeeld

Duurzaamheidsplan

Activeren

Voorbeeld

Energiebespaaractie

Voorbeeld informeren

Een gemeente wil bewoners informeren over de nieuwe afvalinzameling.

Sleutel 1: De fase is de uitvoering van een nieuwe maatregel voor afvalinzameling. De communicatiebijdrage is informeren: inwoners moeten weten wat er verandert.
Sleutel 2: De boodschap is: “Vanaf 1 januari wordt PMD voortaan één keer per twee weken opgehaald. Dit betekent dat u het plastic, metaal en drankkartons niet meer wekelijks aan de straat hoeft te zetten.” De passende functiekaart is uitleg.
Sleutel 3: De publieksgroep is alle inwoners van de gemeente. De afzender is de gemeente zelf, in dit geval de afdeling Afval & Milieu.
Sleutel 4: Kies één of meer van de volgende vormen: een korte uitleg tijdens een bewonersbijeenkomst of wijkraadavond, een huis-aan-huis folder die inwoners op elk gewenst moment kunnen lezen, een live Q&A via Facebook of Teams waarin inwoners direct vragen kunnen stellen, een update op de gemeentelijke website en een social-mediabericht dat inwoners in hun eigen tijd kunnen bekijken.

Voorbeeld participeren

Een woningcorporatie wil huurders betrekken bij het opstellen van een nieuw duurzaamheidsplan.

Sleutel 1: De fase is de oplossingsfase waarin het duurzaamheidsplan met maatgerelen het eindresultaat is. De communicatiebijdrage is participatie, waarbij huurders meedenken over energiemaatregelen.
Sleutel 2: De participatievraag luidt: “Welke verbeteringen vinden jullie belangrijk voor jullie woning en woonomgeving?” De passende functiekaart is peiling.
Sleutel 3: De doelgroep zijn huurders van een jaren ’70-complex, met de corporatie en wijkbeheerder als afzender.
Sleutel 4: Kies één of meer van de volgende vormen: een bewonersbijeenkomst in het wijkcentrum waarin huurders ideeën uitwisselen en prioriteiten bespreken, een ideeënbusje in de centrale hal of een poster met antwoordstrook waarop huurders suggesties kunnen achterlaten, een online huiskamergesprek via Teams met een kleinere groep huurders om verdieping op te halen, een online vragenlijst of interactieve kaart waarin huurders in hun eigen tijd hun voorkeuren en verbeterpunten aangeven

Voorbeeld activeren

Een gemeente wil inwoners stimuleren om zich aan te melden voor de energiebespaaractie.

Sleutel 1: De fase is de uitvoering van het energiebeleid, waarin eerdere maatregelen al zijn genomen. De communicatiebijdrage is activeren: inwoners daadwerkelijk in beweging brengen.
Sleutel 2: De oproep is: “Meld u snel aan: er zijn slechts 150 pakketten met gratis energiebesparende producten en advies beschikbaar. Op = op!”
Sleutel 3: De publieksgroep is huurders in oudere woningen. De afzender is de gemeente, samen met de woningcorporatie.
Sleutel 4: Kies één of meer van de volgende vormen: energiecoaches gaan deur-aan-deur en nodigen bewoners persoonlijk uit om zich direct in te schrijven, een uitnodigingsbrief per post, waarin bewoners met een QR-code of antwoordstrook eenvoudig kunnen aanmelden, een live webinar of online informatieavond waarin bewoners direct vragen kunnen stellen en zich aan het eind meteen kunnen registreren, een gerichte social-mediacampagne met aanmeldknop en een landingspagina op de website, waar bewoners zich op elk moment kunnen inschrijven zolang de pakketten beschikbaar zijn.

Meer weten?

Het je een vraag over de Factor C box, een training of de toepassing op een vraagstuk? Mail ons op info@sir.nl of vul het contactformulier in en wij nemen contact met jou op.

Contactformulier