De afgelopen weken werkte SIR, samen met communicatiebureau Comcept, aan de communicatie- en participatieaanpak voor de vernieuwbouw van een ziekenhuis. Een complexe opgave: vernieuwbouw op de bestaande locatie, terwijl de zorg doorgaat en de omgeving gevolgen ervaart van de ontwikkeling.
Bij zo’n opgave is participatie belangrijk. Niet om alles opnieuw open te leggen, maar om kennis, zorgen en aandachtspunten uit de omgeving op tijd in beeld te krijgen. Denk aan onderwerpen als verkeer, parkeren, bereikbaarheid, groen en de relatie tussen het ziekenhuisterrein en de buurt. Input uit de omgeving kan helpen om plannen beter te maken en keuzes zorgvuldiger af te wegen. Maar minstens zo belangrijk is communicatie. Want voordat mensen kunnen meedenken, moeten ze eerst begrijpen waar het over gaat.
Informeren is óók een bewuste keuze
Bij participatie denken we vaak aan bewonersbijeenkomsten, werksessies of gesprekken met stakeholders. Aan momenten waarop mensen mogen meedenken of adviseren. Maar niet ieder vraagstuk vraagt om intensieve participatie. Soms liggen belangrijke keuzes al vast. Soms is de beïnvloedingsruimte beperkt door wetgeving, financiën, veiligheid, techniek of eerdere besluitvorming. Dan is het niet eerlijk om te doen alsof alles nog openligt.
Bij de vernieuwbouw van het ziekenhuis lagen bijvoorbeeld enkele hoofdkeuzes al vast. De ontwikkeling vindt plaats op de bestaande locatie. Er is gekozen voor een gefaseerde aanpak. En het ziekenhuis moet tijdens de bouw operationeel blijven. Dat zijn geen onderwerpen waarover opnieuw besloten wordt. Maar dat betekent niet dat communicatie minder belangrijk wordt. Integendeel.
Juist wanneer de ruimte voor invloed beperkt is, willen mensen begrijpen waarom keuzes zijn gemaakt, wat dit betekent voor hun omgeving en waar zij nog wél over kunnen meedenken. De onderste trede van de participatieladder is informeren. Die stap wordt soms onderschat, terwijl het vaak één van de belangrijkste onderdelen is van een zorgvuldig proces.
Zeg eerlijk waar de invloed zit
Een veelgemaakte fout bij participatie is dat vooraf onvoldoende duidelijk is waarop mensen invloed hebben. Dan worden stakeholders gevraagd om “mee te denken”, terwijl onduidelijk blijft wat er met hun inbreng gebeurt. Dat leidt al snel tot frustratie. Daarom is het belangrijk om vooraf helder te maken op welke trede van de participatieladder je zit.
Bij het ziekenhuisproject lag de participatie vooral op de treden informeren, raadplegen en op onderdelen adviseren. Er was ruimte om mee te denken over thema’s zoals verkeersstromen, parkeren, groen en de aansluiting tussen het terrein en de omgeving. Maar niet over de hoofdkeuzes van het project. Door die beïnvloedingsruimte expliciet te maken, ontstaat een eerlijker gesprek. Mensen weten beter waar hun inbreng verschil kan maken en begrijpen ook waarom sommige keuzes al vaststaan.
Niet iedereen hoeft overal over mee te praten
Goede participatie betekent niet automatisch dat iedereen overal over moet meepraten. Bij complexe vraagstukken werkt dat vaak juist averechts. SIR werkt daarbij met de methodiek van het Relevant Gesprek®. Niet de vraag wie kunnen we allemaal betrekken? staat centraal, maar: wie hebben we nodig om deze participatievraag goed te beantwoorden?
In deze aanpak is daarom bewust onderscheid gemaakt tussen participatie en communicatie. Participatie vindt plaats via themagroepen, waarin relevante stakeholders gericht meedenken over specifieke onderwerpen. Tegelijkertijd worden bredere publieksgroepen actief geïnformeerd via een projectwebsite, nieuwsbrief en een centraal contactpunt voor vragen of signalen. Zo ontstaat een proces dat niet alleen interactief is, maar ook navolgbaar.
Communicatie is geen sluitpost
In veel participatieprocessen wordt communicatie pas ingericht nadat de participatievormen zijn bedacht. Eerst de sessies, daarna de uitnodiging. Eerst de bijeenkomst, daarna de terugkoppeling. Maar bij complexe maatschappelijke opgaven werkt dat niet. Communicatie moet vanaf het begin onderdeel zijn van de aanpak. Niet als promotie van participatie, maar als voorwaarde voor vertrouwen, duidelijkheid en uitlegbaarheid.
Een goede communicatieaanpak helpt om verwachtingen helder te maken, keuzes uit te leggen, informatie toegankelijk te houden en zichtbaar te maken wat er met input gebeurt. Daarmee wordt communicatie niet iets naast participatie, maar een dragende lijn eronder.
Goede participatie begint daarom niet met meepraten, maar met begrijpen
Werk je aan een participatievraagstuk waarbij keuzes goed uitgelegd moeten worden en de omgeving zorgvuldig meegenomen moet worden? SIR denkt graag mee over een communicatie- en participatieaanpak die past bij jouw opgave.
Wil je sparren over jouw vraagstuk? Plan gerust een afspraak met ons in.
