Hoe gaat het nu met … De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân?

‘Door het positioneringstraject is ons verhaal en onze dienstverlening voor iedereen scherper geworden.’

De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân voert voor vier gemeenten de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Jeugdwet en de Participatiewet uit. Door de decentralisaties in het sociaal domein verschoof het klantcontact van De Dienst van de inwoner naar de gebiedsteams. En werd het takenpakket bovendien breder. Dit vroeg om een nieuwe positionering, waarbij SIR ondersteunde. De nieuwe positionering implementeerden we tijdens de Metamorfosedag. Een redactieteam geeft inmiddels structureel uitvoering aan de strategie. Nina Janssen, communicatieadviseur bij De Dienst, vertelt over wat het traject ze heeft opgeleverd en hoe het in de praktijk brengen van de gekozen strategie verloopt.

“Het positioneringstraject heeft ervoor gezorgd dat mensen door de hele organisatie zich bewust zijn geworden van wat we te bieden en te vertellen hebben. Je hoort het overal terugkomen in de gesprekken: wat kunnen wij nu eigenlijk en wat kunnen we voor onze klanten betekenen? Ons verhaal en de dienstverlening is voor iedereen scherper geworden”, vertelt Nina.

De Metamorfosedag

Een mooi instrument voor eenduidig communiceren vanuit een organisatie, bijvoorbeeld naar aanleiding van een herpositionering, is een Metamorfosedag. Dit is een dag waarop je met alle betrokkenen samen werkt aan het verbeteren van de communicatie. Leuk, inspirerend én effectief. In april 2017 organiseerden we zo’n dag voor De Dienst. Nina: “Op de Metamorfosedag is intern heel positief gereageerd. Mensen vonden het heel leuk en ook heel bijzonder dat ze zelf een bijdrage konden leveren. En dat ze zelf invloed hadden op de inhoud en vorm van communicatiemiddelen. Ook was iedereen heel positief over de grote hoeveelheid werk die we in één dag verzetten. Het heeft nog heel lang doorgewerkt in de organisatie. En dat doet het eigenlijk nog steeds. Mensen zien wat er mogelijk is. De Metamorfosedag heeft onze hernieuwde strategie heel tastbaar gemaakt.”

Strategie uitvoeren met redactieteam

Voor de uitvoering van de strategie werkt De Dienst met een redactieteam. Dit is een koppeling tussen communicatie, uitvoering en management. Nina: “Het redactieteam komt iedere zes weken bij elkaar. We focusten ons in eerste instantie op de maandelijkse Bestuursupdate en een zeswekelijkse nieuwsbrief voor de gebiedsteams. Dat zijn twee belangrijke klantgroepen. Daar krijgen we hele positieve reacties op, dus dat blijven we voortzetten. Voor de gebiedsteamnieuwsbrief verschuiven we steeds meer van ‘leuk om te weten’ naar ‘belangrijk om te weten’. Op die manier willen we meer gewicht aan de nieuwsbrief hangen. Binnenkort gaan we ook een vragenlijst uitzetten om de behoeften van de gebiedsteammedewerkers op te halen. Dus meer vraaggericht communiceren.”

Taken redactieteam verbreden

De komende periode wordt het redactieteam van De Dienst wat breder ingezet. “We gaan bijvoorbeeld binnenkort de gemeenteraden uitnodigen om bij ons langs te komen. Het redactieteam kan een rol spelen in de boodschap en de manier waarop we die over willen brengen. Daarnaast willen we dit jaar de website aanpakken. Nu we het ritme een beetje gevonden hebben, willen we de taken van het redactieteam dus steeds verder uitbreiden.” Op inhoud, maar vooral als schakel met alle teams en betrokkenen binnen en buiten de Dienst.”

Communicatie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid

Al het begin is wennen. Dat bleek ook bij de start van het werken in een redactieteam. “Tijdens de eerste paar overleggen merkten we dat niet iedereen zijn/haar rol goed wist. Ook was er nog wat onduidelijkheid over wat men kon verwachten. Inmiddels voelt iedereen steeds meer aan wat ze kunnen betekenen en wat de afdeling communicatie daaraan toevoegt. We voeren ook het gesprek op teamleidersniveau over de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor communicatie. De communicatieafdeling kan heel veel betekenen in de vorm, maar de expertise – die een heel belangrijk onderdeel is van ons verhaal naar buiten – die moet uit de hele organisatie komen.”

Lees meer over een metamorfosedag.
Lees meer over een nieuwe positionering.

Ik heb een vraag