Hoe verankeren we de communicatierichtlijnen in de organisatie?

De communicatierichtlijnen van GGD Twente moeten verankerd worden in de organisatie. Wat we niet doen, is het verkopen van het bouwstenenverhaal en de visuele stijlen. Wat we wel doen, is de kern van GGD Twente (gezond zijn en blijven) vertalen naar de dagelijkse praktijk van de medewerkers. Wat dragen zij bij aan deze missie?

Intern programma

Om dit te bereiken, wordt een intern programma gestart. Doel van dit programma is:

De discussie niet te laten gaan over de richtlijnen, maar over de maatschappelijk toegevoegde waarde van de GGD.
Medewerkers eenduidig laten communiceren over GGD Twente. Zij gebruiken de communicatierichtlijnen ter ondersteuning.

Met elkaar gaan we in gesprek over de bijdrage van de teams/medewerkers aan de kern/missie van GGD Twente (gezond zijn en blijven) en de vertaling in communicatie op operationeel niveau (gesprek, schriftelijk, visueel). Het communiceren vanuit het perspectief van de doelgroep staat steeds centraal: GGD Twente is er voor jou.

Implementatieplan in vier stappen

De medewerkers vormen de basis in eenduidige communicatie over GGD Twente. Het is daarom belangrijk hen te betrekken in het proces van implementatie van de richtlijnen. We ontwikkelen het implementatieplan in vier stappen:

Inrichten interne werkgroep
Werksessie met interne werkgroep
Presentatie concept implementatieplan in MT
Oplevering implementatieplan

Door middel van deze werkwijze, ontwikkelen we een implementatieplan dat intern gedragen wordt. Door direct te starten met het proces van implementatie, vergroten we daarnaast de betrokkenheid. Zo maken we verbinding en werken we samen aan ‘Eenduidige communicatie GGD Twente’.

Metamorfosedag communicatie

Om de medewerkers te helpen in het verbeteren van hun klantcontacten hebben we een metamorfosedag communicatie georganiseerd. Ieder team van de GGD kon voorafgaand aan de dag hun wensenlijstje aanleveren van middelen die ze graag anders willen zien. Op de dag zelf gingen zij in gesprek met de tekstschrijvers en de vormgevers over hun wensen. Op basis van nieuwe GGD communicatierichtlijnen zetten de teams van tekstschrijvers en vormgevers de communicatiemiddelen om in de nieuwe stijl. Zowel visueel als in tekst. Eindresultaat van de dag: 30 middelen in nieuwe stijl.

Bekijk hieronder de video die we maakten over de metamorfosedag.