6 valkuilen bij uitvoering van participatie en hoe je deze voorkomt
Om grip te houden op het participatieproces is het belangrijk de participatie goed te managen. Wie gaat wat doen? Wat is de planning? En is er voldoende capaciteit? Hoe organiseer je de gesprekken? En hoe verwerk je de resultaten? Op basis van onze eigen praktijkervaringen hebben we 10 stappen geformuleerd die je altijd in meer of mindere mate doorloopt. We hebben intussen namelijk een aardig beeld van wat wel en niet werkt. Tijdens een workshop op 19 januari jl. deelden we 6 valkuilen bij de uitvoering en nog belangrijker: hoe ons 10 stappenplan kan helpen bij het voorkomen ervan. En uiteraard delen we onze inzichten ook graag met jou!
Valkuil 1: Zonder aanpak in gesprek gaan
De allereerste stap, nog voordat je start met de daadwerkelijke uitvoering, is het maken én goedkeuren van een participatieaanpak. Heb je geen aanpak? Dan weet je ook niet op welk eindresultaat je moet sturen. Een gesprek voeren kan vrijwel iedereen, maar of je ophaalt wat je nodig hebt? Ons advies is daarom: maak altijd een participatieaanpak, bijvoorbeeld met behulp van de methodiek Het Relevant Gesprek®, en vraag om akkoord bij de projectleider en/of het bestuur.
Valkuil 2: Te krappe planning
Of je nou aan de slag gaat met een klein of groot vraagstuk, één ding kunnen we alvast verklappen: een participatieproces binnen 4 weken past niet. Er is meer tijd nodig, want participatie is meer dan alleen het gesprek zelf organiseren. Hoe kom je er dan achter of je de benodigde menskracht en middelen hebt voor de uitvoering? Als eerste uitvoeringsstap maken wij altijd een activiteitenoverzicht o.b.v. de 10 uitvoeringsstappen (behorend bij de participatieaanpak) en een planning. Dit geeft helder inzicht in wat er moet gebeuren en hoeveel tijd je nodig hebt. Ook hier geldt: vraag ook intern goedkeuring op de werkzaamheden, ingeschatte uren en planning.
Valkuil 3: Geen duidelijke rol- en taakverdeling
Wie doet wat? Een hele belangrijke vraag bij de start van de uitvoering van een participatieaanpak. Wat is de rol van de projectgroep en de communicatie- en participatiewerkgroep? En misschien is er nog wel een adviesgroep of klankbordgroep die je wilt aanhaken? Wie legt dan verantwoording af aan wie en wie is de linkin pin tussen alle groepen? Is de organisatiestructuur (stap 3) niet duidelijk, dan blijven werkzaamheden liggen en worden fouten gemaakt.
Valkuil 4: Geen terugkoppeling
Een veelgehoorde klacht in participatieprocessen is dat deelnemers niet weten wat er met hun input is gebeurd. Om dit te voorkomen is het raadzaam vooraf goed te bedenken hoe je de communicatiestructuur (stap 4) inricht. Via welke kanalen informeer je, nodig je uit en koppel je terug? Denk aan een landingspagina met procesinfo, sociale media, een mailadres voor vragen en een nieuwsbrief.
Valkuil 5: Creatieve gespreksvorm als doel op zich
Als bureau krijgen we regelmatig de vraag of we een leuke, innovatieve gespreksvorm kunnen bedenken. Het hoeft alleen niet altijd innovatief en creatief te zijn. Inhoud staat voorop! Misschien is een bijeenkomst of een rondetafelgesprek juist wel een passende gespreksvorm. Als wij een gesprek organiseren (stap 5), besteden we de meeste tijd aan het maken van een programma. Hierbij werk je de gekozen gespreksvorm uit je participatieaanpak verder uit, maak je een (inhoudelijk) praatstuk, een taakverdeling etc. Het programma gebruik je dus als leidraad en briefing voor betrokkenen.
Valkuil 6: Geen duiding
In uitvoering van participatieprocessen wordt duiding (van elke gespreksronde) vergeten. En dat is jammer, want daar doe je het eigenlijk allemaal voor. Wat heb je opgehaald? Wat is de rode draad? En heb je antwoord op je participatievraag? Plan daarom altijd een duidingssessie na het gesprek (stap 6), met de projectgroep en een afvaardiging van de communicatie- en participatiewerkgroep.
Training uitvoering participatieaanpak 13 april
Wil je zelf ook leren hoe je grip houdt op je participatieproces? Op woensdag 13 april geven we de training participatie in de uitvoering. We geven je in deze training een toelichting op bovenstaande valkuilen en hoe je ze kunt voorkomen. Aan het einde van de workshop ontvang je ons 10 stappenplan voor de uitvoering. Een handige leidraad waarmee je gelijk aan de slag kunt. Klik op deze link voor meer informatie over de training en om je aan te melden.
-
Inspiratie
-
-
Samenwerken met stakeholders: de 6 participatievalkuilen
