Gemeente Hoorn gebruikt Relevant Gesprek als basis voor participatieleidraad
Communicatie en participatie zijn voor ons gelijk aan een relevant gesprek. Dat is het vertrekpunt van onze werkwijze. Deze visie is onze basis voor iedere training, workshop of Fasterclass over participatie. Steeds vaker zien we dat gemeenten deze visie en werkwijze gebruiken als inspiratie voor hun eigen participatieleidraad binnen de organisatie.
Zo hebben gemeente Goes, gemeente Veenendaal, gemeente Oldenzaal, gemeente Zwijndrecht en gemeente Hoorn ons Relevant Gesprek© gebruikt als interne participatieleidraad. We gingen in gesprek met Marloes Hoorn en Jara Hof, communicatieadviseurs van de gemeente Hoorn, over hun eigen ‘participatietoolkit’.
Het online magazine ‘Betrek de stad in 8 stappen’
“We passen binnen onze organisatie al veel participatie toe, maar we misten toch een soort leidraad. Stappen die je moet volgen om goed voorbereid te zijn. Hoe kunnen we collega’s helpen om gesprekken op een gestructureerde manier aan te pakken?” Het Relevant Gesprek heeft ze hierbij goed geholpen. Nadat Marloes en Jara een training Burgerparticipatie hebben gevolgd, zijn ze verder aan de slag gegaan met hun participatietoolkit. “De training die we bij jullie hebben gevolgd was een echte inspiratiebron om met de ontwikkeling van het stappenplan verder te kunnen.” Uiteindelijk zijn alle stukjes theorie, hulpmiddelen en tools samengebracht op één plek: het online magazine Betrek de stad in 8 stappen. “We hadden een middel nodig om al het materiaal dat we hadden verzameld, goed overzichtelijk weer te geven. Het online magazine is dat middel geworden.”
Participatie over de participatie
Beleidsmedewerkers, programmamanagers, projectleiders, de griffie, en andere collega’s zijn allemaal betrokken bij het maken van het stappenplan. “We zijn begonnen met het stappenplan door het eigenlijk al niet zelf te gaan maken, maar samen met onze stakeholders binnen de organisatie. Collega’s hebben input geleverd, wij stuurden de nieuwe versie op en planden een sessie om het plan weer verder aan te scherpen. Zo hebben we een deel van onze doelgroep vanaf het begin al heel actief betrokken.”
De directie van gemeente Hoorn heeft het 8 stappenplan inmiddels vastgesteld. Het is de standaard dat je als medewerker deze stappen doorloopt bij de voorbereiding van een participatietraject. Een voorbeeld is het wijkprogramma de Grote Waal. “Er is een jaar uitgetrokken om dit participatieproces vorm te geven. We organiseerden 3 grote wijkbijeenkomsten en voor iedere bijeenkomst hebben we een andere gespreksvorm bedacht om input op te halen en zo prioriteiten en actiepunten voor de wijk vast te stellen.”
Een boek met alle vragen
“We krijgen veel positieve reacties op het online magazine. We merken dat steeds meer collega’s ermee aan de slag gaan en dat ze het een overzichtelijk stappenplan vinden. Ze geven wel toe dat het veel tijd en inzet vraagt om aan de slag te gaan met participatie en het stappenplan, maar dat het uiteindelijk ook weer tijd oplevert.” Participatie blijft maatwerk en daarom moet je ook iedere keer weer zoeken naar de juiste weg. Het 8 stappenplan helpt je om te komen tot een praktische aanpak. “Een andere reactie die we krijgen van collega’s is: ‘ik had gehoopt dat ik alle antwoorden zou vinden in het stappenplan.’ Het is niet een boek met alle antwoorden, maar juist een boek met alle vragen”.
Tot slot
“Onze tip voor (participatie)collega’s: ga gewoon aan de slag! Doe ervaringen op met participatie en wil het ook niet meteen perfect doen. Neem de tijd om het proces goed voor te bereiden en te zorgen dat het zo doelgericht en effectief mogelijk is. Dat is de investering zeker waard!”
Wil je ook inspiratie opdoen tijdens de training Burgerparticipatie? Of meer weten over onze visie en werkwijze? Meld je aan voor de training of neem contact met ons op.
-
Product
-
-
Het online magazine
-
Vraag
-
-
Hoe zorg je in korte tijd voor een intern gedragen communicatie- of participatieplan?
