5 vragen aan mogelijke fusiegemeente Hoeksche Waard

Een onderwerp dat al lang speelt in Zuid-Holland. De herindeling van de vijf gemeenten Binnenmaas, Oud-Beijerland, Cromstrijen, Korendijk en Strijen tot de nieuwe gemeente Hoeksche Waard. In december vorig jaar organiseerden wij samen met de gemeenten een snelkookp(l)ansessie voor het maken van de communicatiestrategie. Wij zijn benieuwd wat nu de status is van de fusie. Hoe staat het met de communicatieacties en welke activiteiten staan op de planning? We stelden 5 vragen aan Suzanne Monster, projectleider Communicatie bij project de Hoeksche Waard.

Wat is de aanleiding voor deze mogelijke herindeling?

“De aanleiding van deze herindeling gaat al terug naar een ver verleden”, vertelt Suzanne. “Afgelopen week zei zelfs een collega dat het woord ‘herindeling’ in de Hoeksche Waard 50 jaar geleden al is gevallen. Sindsdien proberen de vijf gemeenten intensiever samen te werken. Om zo een grotere partner in deze grote regio te worden. We liggen namelijk tussen Rotterdam, Drechtsteden en Antwerpen. Daarbij zien we grote opgaven op ons afkomen, als kleine gemeente kunnen we dat niet meer alleen. Maar de juiste samenwerking blijft lastig, zeker ook omdat twee van de vijf gemeenten voor de fusie zijn, maar drie ook tegen. Daarom heeft de provincie besloten dat zij aanzet tot een gemeentelijke herindeling. De provincie heeft dan ook het wetsvoorstel voorbereid.”

In welke fase zitten jullie nu?

“Afgelopen weken waren spannend, maar de Tweede Kamer heeft het wetsvoorstel over de Hoeksche Waard aangenomen. Dit geeft al meer vrijheid om naar buiten te treden. Als de fusie definitief doorgaat vormen we vanaf 1 januari 2019 al een nieuwe gemeente. Dat is al heel snel. We zijn daarom achter de schermen al druk aan de slag. Dat zijn we zelfs wettelijk verplicht. Het project Hoeksche Waard is gestart en de voorbereidingen worden getroffen om op 1 januari 2019 als één gemeente te functioneren.”

“Als communicatie hebben we een snelkookp(l)ansessie georganiseerd voor het maken van een communicatiestrategie. In eerste instantie konden we extern alleen procesinformatie delen. Daarom lag de focus met name op de interne communicatie. Alle collega’s van de vijf gemeenten zijn betrokken bij de voorbereidingen van de herindeling. Zo hebben we in december een aftrapbijeenkomst georganiseerd, waar alle vijf gemeenten en de collega’s van de gemeenschappelijke regelingen bij aanwezig waren. In maart waren op hetzelfde moment personeelsbijeenkomsten bij de vijf gemeenten. En we hebben ‘de open space bijeenkomsten’ georganiseerd. Medewerkers konden meedenken over de functies en teams in de nieuwe organisatie.”

Hoe ging de snelkookp(l)ansessie voor het maken van de communicatiestrategie?

“De snelkookp(l)ansessie heeft ons echt aan het denken gezet. Hoe zorg je voor interne en externe eenheid naar buiten? Door die sessie werden we meer bewust van de afzender. Intern communiceren we nu als ‘Project Hoeksche Waard’, extern zijn de vijf gemeenten zichtbaar die het tot 1 januari nog zeker zijn. Onder andere door het tonen van de vijf gemeentelogo’s. Ook maakte de snelkookp(l)ansessie de mijlpalen zichtbaar. Om deze mijlpalen konden we de communicatiemomenten organiseren. Een voorbeeld voor een interne mijlpaal is meer duidelijkheid over teams en functies. Externe mijlpalen zijn onder andere duidelijkheid over besluitvorming, dienstverlening en huisvesting.”

Hoe heeft deze sessie bijgedragen aan jullie communicatieplan?

“Eigenlijk konden we de resultaten van de sessie zo doorvertalen in de strategie. We hebben tijdens de snelkookp(l)ansessie namelijk alle stappen van de communicatiestrategie doorlopen. Daardoor ontstond er bij het schrijven van de strategie ook geen discussie. We stonden er eigenlijk al hetzelfde in en we hadden hetzelfde beeld. Dat scheelt veel tijd en gaf een fijn gevoel.”

“Wij werken ook veel met Q&A’s. Zowel intern als extern. Voor verschillende thema’s hebben we Q&A’s opgesteld. We merken dat dat in de communicatie helpt. We hebben ook veel gehad aan jullie ’25 veelgestelde vragen bij een gemeentelijke herindeling’. Die vragen staan bijvoorbeeld op onze fusiewebsite en hebben we gebruikt in de interne communicatie bij de voorbereiding van persgesprekken van bestuurders. Heel handig!”

Welke volgende communicatieacties staan op de planning?

“Nadat we eind april akkoord hadden van de Tweede Kamer, zijn we extern gaan communiceren. Veel plannen zijn klaar en antwoorden op vragen over bijvoorbeeld plannen voor huisvesting en dienstverlening zijn geformuleerd. We hadden op 25 april een persmoment gepland voor alle lokale en regionale pers. Om ook de pers mee te nemen in de voorbereiding op één gemeente. Op dat moment is ook onze tijdelijke fusiewebsite gelanceerd: www.toekomsthw.nl. Voor het zomerreces weten we echt waar we aan toe zijn, dan neemt ook de Eerste Kamer een besluit.”

“Tot slot: wij gebruiken het woord ‘herindeling’ eigenlijk niet. Wij noemen het altijd ‘fusie’. Voor ons als gemeente voelt herindeling al zo normaal, maar wij waren benieuwd of inwoners dit ook zo zagen. Dit hebben we dan ook getest. En we kregen de gekste antwoorden van inwoners. Daarom hebben we gekozen voor fusie. We werken op een constructieve manier ergens naar toe. Een herindeling klinkt alsof het je overkomt.”

Ik heb een vraag Meer info? Mail Martijn