Op 1 januari 2018 vindt de ambtelijke fusie van de gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik plaats. Een jaar later, op 1 januari 2019, de bestuurlijke fusie. En dan is de gemeente Vijfheerenlanden een feit. De drie gemeenten zijn nu druk met de voorbereidingen. Hoe ziet zo’n herindelingsproces eruit? Welke stappen worden genomen? En welke rol heeft communicatie in dit proces? We vroegen het aan Danielle Rousselet en Erna Wiering, communicatieadviseurs bij projectbureau Vijfheerenlanden.
“De afgelopen jaren zijn steeds meer taken van de Rijksoverheid naar de gemeenten verschoven. En dat vraagt om een stevige organisatie met meer bestuurskracht”, vertelt Erna. “Een kleine organisatie is ook meer kwetsbaar. Voor ons waren die kwetsbaarheid, de uitbreiding van het takenpakket (waaronder sociaal domein en de Omgevingswet) en meer behoefte aan bestuurskracht de belangrijkste redenen voor een herindeling.”
“Dit hele herindelingsproces begon met een draagvlakonderzoek”, vertelt Erna. “In 2014 voerden de drie gemeenten een strategische verkenning uit. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat voor bestuurskracht en toekomstbestendigheid van de drie gemeenten, de samenvoeging een goede keuze zou zijn. We hebben toen een onafhankelijk bureau (die gespecialiseerd is in herindelingen) gevraagd hierover mee te denken.
En we zijn in gesprek gegaan met inwoners, raden en maatschappelijke instellingen. Vervolgens is op verschillende thema’s een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd. Uit dat rapport bleek dat het beleid en het toekomstbeeld van de gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik goed bij elkaar passen. En dat er geen obstakels zijn.”
“En toen ging het verhaal verder”, vult Danielle aan. “Het resultaat van het haalbaarheidsonderzoek ging naar de drie raden. Die vervolgens werden gevraagd de herindeling op te starten. Alle raden gingen daar mee akkoord. Maar toen startte wel een discussie over de provincie.” De huidige gemeente Vianen valt momenteel onder de provincie Utrecht. De gemeenten Leerdam en Zederik liggen in Zuid-Holland. “Toch stemden twee van de drie raden voor provincie Utrecht”, vertelt Danielle.
“Vervolgens is een interprovinciale commissie opgericht. Met leden van provincie Utrecht en provincie Zuid-Holland. Die commissie bekeek de verschillende onderzoeken en is in gesprek gegaan met diverse partijen. Maar ook zij kwam er niet uit, waardoor de opdracht is neergelegd bij Binnenlandse Zaken. Binnenlandse Zaken heeft op basis van het standpunt ‘democratische beginselen’ de opdracht aan provincie Utrecht gegeven. Provincie Utrecht is gevraagd een herindelingsontwerp te maken. Dat ontwerp is vastgesteld door Gedeputeerde Staten en ter inzage gelegd.
De zienswijzen die daar op zijn ingebracht, zijn beantwoord en opgenomen in het definitieve advies. Vervolgens is het advies vastgesteld door Provinciale Staten. Op 26 april is het hele dossier verzonden naar het Ministerie van Binnenlandse Zaken met het verzoek hier een wetsontwerp voor te maken. Dat is de fase waarin we ons nu bevinden.”
“Intussen gaan we door met de voorbereiding van de ambtelijke en bestuurlijke fusie. Vanaf 1 januari 2018 willen we ‘als ware het één gemeente’ werken. De verschillende raden zitten bijvoorbeeld tijdens ‘het Vijfheerenlandenberaad’ al bij elkaar. Dus alle keuzes die we nu maken, zijn daar al op gebaseerd. Zodat we, als het besluit definitief is, ook vanaf 1 januari 2019 direct aan de slag kunnen. We wachten niet het definitieve besluit af, maar zijn al druk met de voorbereidingen”, vertelt Danielle.
“De medewerkers van de drie gemeenten zijn al vroegtijdig gevraagd mee te denken over bepaalde onderwerpen. Over onder andere huisvesting, sociaal domein, de Omgevingswet en grensontkennende samenwerking. Dat laatste heeft wel wat uitleg nodig”, vertelt Erna. “Drie samenwerkingsverbanden zijn wettelijk verbonden aan de provincie. De omgevingsdienst, GGD en de Veiligheidsregio. Momenteel werken gemeente Leerdam en Zederik dus met andere diensten dan Vianen. Ook zijn er verschillende samenwerkingsverbanden, die niet provincie-gebonden zijn. Zoals de afvalinzamelaars. We bekijken hoe we hier mee verder gaan”, vertelt Erna. Danielle vult aan: “We vinden het echt belangrijk dat ook buiten de grenzen wordt gekeken. Bekijk wat praktisch is en zie niet alleen het lijntje op de landkaart.”
“We willen juist dat collega’s ook hun eigen grenzen verkennen”, zegt Erna. “Al vrij vroeg in dit proces werden de medewerkers aangemoedigd deel te nemen aan de nieuwe organisatie. De medewerkers zijn niet alleen gevraagd mee te denken, maar brengen met elkaar de fusie tot stand. Zo hebben we verschillende werkgroepen opgericht. Hiervoor maken we gebruik van talentenpaspoorten. Via dit paspoort kun je aangeven waar jouw kracht ligt en waar de organisatie jou voor in kan schakelen. Dit hoeft niet persé in je eigen vakgebied te zijn.
Als we bijvoorbeeld een evenement organiseren, kijken we voor ondersteuning naar de talentenpaspoorten. Zo zijn er collega’s die het leuk vinden om naast hun eigen werk ook een bijeenkomst te organiseren.”
Het projectbureau is de centrale spil tussen de werkgroepen, de organisaties en de project- en stuurgroep. De medewerkers van het projectbureau begeleiden het fusieproces en ondersteunen de werkgroepen. “We zijn er voor raad, daad en ondersteuning”, vertelt Danielle. “Ook voor de communicatie ja. Als projectbureau zijn we het aanspreekpunt voor de werkgroepen. Zij kunnen communicatieadvies en -ondersteuning vragen.” Alledrie gemeenten hebben nog een eigen intranet en eigen website, maar er is ook een intranet en website voor Vijfheerenlanden waar de drie gemeenten berichten op kunnen plaatsen. “Maar wij als projectbureau zijn nog de opperplaatser”, lacht Erna. “We zien wel de verschuiving: van allemaal eigen middelen, naar één centrale plek.”
“Per boodschap kijken we naar de aanpak. Het kan best zijn dat bepaalde informatie per gemeente op maat gecommuniceerd moet worden. We zijn voor de ambtelijke fusie nog erg druk met de interne communicatie. Maar natuurlijk ook al met de communicatie rondom de bestuurlijke fusie. We proberen inwoners hier zo goed mogelijk over te informeren. Zo hebben we verhalen en meningen opgehaald, zijn de bestuurders met een koffiekar naar de 14 kernen gegaan, organiseerden we bewonersavonden en verstuurden we een uitgebreide enquête over de dienstverlening. We maken steeds de afweging: wat is voor wie interessant?”, vertelt Danielle.
“De snelkookp(l)ansessie van SIR Communicatiemanagement is een leuke manier om met elkaar in gesprek te gaan. Je wordt op deze manier gedwongen gericht over deelonderwerpen te praten. We zijn met een grote groep en een ieder heeft zo zijn eigen perspectief en achtergrond. Dan kun je verzanden in discussies die minder relevant zijn. De snelkook-
p(l)ansessie helpt in een snel tempo tot de kern te komen”, vertelt Erna.
Danielle vult aan: “Dat het strak op de tijd is, is juist prima. Er was wel genoeg tijd elkaars standpunten te leren kennen. We moeten met elkaar de communicatie gaan verzorgen, dus dan is het goed meer de diepte in te gaan. Een goede basis voor het communicatieplan!”
“In principe gaan we verder met waar we nu mee bezig zijn. We werken toe naar de stip op de horizon. We kunnen nu al wel voorzien dat de communicatie steeds meer in elkaar overloopt en dat we een intensieve periode in gaan. Tot de ambtelijke fusie in 2018 gaan we aan de slag met onder andere dienstverlening, huisvesting, P&O-zaken, communicatie en harmonisatie. De medewerkers worden in de nieuwe organisatie geplaatst en ‘het nieuwe werken’ wordt geïntroduceerd. Veel interne communicatie dus. Maar ook de inwoners willen we meenemen in dit proces. Nu de ambtelijke fusie dichterbij komt, wordt steeds meer duidelijk wat voor inwoners verandert. Over afvalinzameling bijvoorbeeld. Of waar je je paspoort moet ophalen”, vertelt Danielle.
Erna vult aan: “Er zullen veranderingen zijn, maar er zitten ook heel veel leuke kanten aan de herindeling. We hebben een prachtig gebied om onder de aandacht te brengen. Natuurlijk zitten er regels aan de herindeling en moeten we intern en extern wennen aan de veranderingen, maar het resultaat is wel een hele mooie gemeente centraal in Nederland. En dat biedt vooral kansen!”
Danielle Rousselet
In 2009 ben ik gaan werken voor de gemeente Leerdam. Als communicatieadviseur heb ik daar mooie projecten mogen ondersteunen en begeleiden. In mei 2016 ben ik bij het projectbureau Vijfheerenlanden komen werken, waar ik alle voorkomende communicatiewerkzaamheden rond de fusie verricht. Daarnaast ben ik een aantal uren in de week wijkambassadeur voor het centrum van Leerdam.
Erna Wiering
Sinds het najaar van 2013 werk ik bij gemeente Vianen. Mijn focus ligt op projectcommunicatie, onder meer voor project Buiten Gewoon (herinrichting openbare ruimte per kern en wijk), transities Sociaal Domein en de investeringsagenda (45 projecten die voortvloeien uit de Toekomstvisie en die we in de periode 2016-2018 verwezenlijken). Sinds oktober 2016 werk ik bij het projectbureau Vijfheerenlanden. Het is ontzettend leuk en leerzaam het herindelingsproces van dichtbij te mogen meemaken.
Download dit interview als PDF
In de vorm van een snelkookp(l)ansessie maken we voor jouw communicatievraagstuk in een halve dag (4 uur) de basis voor het communicatie- en participatieplan. Onder hoge (tijds)druk werk je samen met je team aan jullie communicatie/participatievraag. Die tijdsdruk stimuleert alertheid, focus en creativiteit.
Meer informatie? Lees hier de informatiekaart ‘Jouw communicatie- en participatieplan in een halve dag’. Voor vragen kun je een e-mail sturen naar trainingen@sir.nl of bellen naar 053-4307044.
Wil je misschien meewerken aan ons onderzoek om onze website te verbeteren? Je kunt dan onze vragenlijst invullen d.m.v. onderstaande knop.