Hoe verbeteren we in één dag 10.000 klantcontacten?

Eenduidig communiceren vanuit een grote organisatie als een gemeente of waterschap is niet altijd eenvoudig. Bijvoorbeeld doordat medewerkers zelf hun externe communicatie verzorgen. Hierdoor kan er een verschil ontstaan in uitstraling, huisstijl, schrijfstijl, etc. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers weer eenduidig communiceren? En dat ze de afspraken kennen en deze ook in de praktijk toepassen? Een mooi instrument hiervoor is het organiseren van een Metamorfosedag. Een dag waarop je met alle betrokken partijen samen werkt aan het verbeteren van je communicatie. Leuk, inspirerend én effectief. SIR deed dit al voor GGD Twente en De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân. 

Doel Metamorfosedag

Met een Metamorfosedag kun je verschillende doelen nastreven:

•    (nieuwe) communicatierichtlijnen verankeren in de organisatie – intern 
Denk bij communicatierichtlijnen aan een bijvoorbeeld een corporate story en/of een nieuwe huisstijl. Door één dag te kiezen waarop je deze richtlijn(en) implementeert, werk je er met elkaar naartoe en creëer je noodzaak. 

•    Verbeteren van het klantcontacten met de diverse doelgroepen – extern 
Het met elkaar werken aan diverse interne en externe communicatiemiddelen, draagt bij aan het meer klantgericht communiceren met de doelgroep(en).

De Metamorfosedag in het kort 

Tijdens de Metamorfosedag gaan medewerkers met externe tekstschrijvers en ontwerpers in teams aan de slag met het omzetten van communicatiemiddelen volgens de vastgestelde communicatierichtlijnen. Middelen die door de medewerkers zelf zijn aangedragen. Naast bestaande en nieuwe middelen, gingen we bij De Dienst ook aan de slag met beleid rondom bijvoorbeeld social media gebruik, nieuwe team- en functienamen en een nieuw concept voor het aanstellingspakket van nieuwe medewerkers. Zo werk je aan het verbeteren van zowel de in- als externe communicatie.

Vijf argumenten voor een Metamorfosedag

1. Planning creëert noodzaak 
Door het op één dag te organiseren, creëer je noodzaak en focus. Het wordt onderwerp van gesprek. Er is positieve aandacht voor de communicatierichtlijnen, in plaats van dat medewerkers die opgelegd krijgen. Dit zorgt voor draagvlak.

2. Veel resultaat in weinig tijd
In een dag tijd kun je veel werk verzetten. Gemiddeld pas je tussen de 20 tot 40 middelen aan. Een enorm resultaat dat je lang niet zo snel bereikt wanneer het tussen de bedrijven door moet. Bovendien maak je het resultaat door de Metamorfosedag zichtbaar, waardoor het gaat leven in de organisatie.