Eenduidig communiceren vanuit een grote organisatie als een gemeente of waterschap is niet altijd eenvoudig. Bijvoorbeeld doordat medewerkers zelf hun externe communicatie verzorgen. Hierdoor kan er een verschil ontstaan in uitstraling, huisstijl, schrijfstijl, etc. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers weer eenduidig communiceren? En dat ze de afspraken kennen en deze ook in de praktijk toepassen? Een mooi instrument hiervoor is het organiseren van een Metamorfosedag. Een dag waarop je met alle betrokken partijen samen werkt aan het verbeteren van je communicatie. Leuk, inspirerend én effectief. SIR deed dit al voor GGD Twente en De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân.
Met een Metamorfosedag kun je verschillende doelen nastreven:
• (nieuwe) communicatierichtlijnen verankeren in de organisatie – intern
Denk bij communicatierichtlijnen aan een bijvoorbeeld een corporate story en/of een nieuwe huisstijl. Door één dag te kiezen waarop je deze richtlijn(en) implementeert, werk je er met elkaar naartoe en creëer je noodzaak.
• Verbeteren van het klantcontacten met de diverse doelgroepen – extern
Het met elkaar werken aan diverse interne en externe communicatiemiddelen, draagt bij aan het meer klantgericht communiceren met de doelgroep(en).
Tijdens de Metamorfosedag gaan medewerkers met externe tekstschrijvers en ontwerpers in teams aan de slag met het omzetten van communicatiemiddelen volgens de vastgestelde communicatierichtlijnen. Middelen die door de medewerkers zelf zijn aangedragen. Naast bestaande en nieuwe middelen, gingen we bij De Dienst ook aan de slag met beleid rondom bijvoorbeeld social media gebruik, nieuwe team- en functienamen en een nieuw concept voor het aanstellingspakket van nieuwe medewerkers. Zo werk je aan het verbeteren van zowel de in- als externe communicatie.
1. Planning creëert noodzaak
Door het op één dag te organiseren, creëer je noodzaak en focus. Het wordt onderwerp van gesprek. Er is positieve aandacht voor de communicatierichtlijnen, in plaats van dat medewerkers die opgelegd krijgen. Dit zorgt voor draagvlak.
2. Veel resultaat in weinig tijd
In een dag tijd kun je veel werk verzetten. Gemiddeld pas je tussen de 20 tot 40 middelen aan. Een enorm resultaat dat je lang niet zo snel bereikt wanneer het tussen de bedrijven door moet. Bovendien maak je het resultaat door de Metamorfosedag zichtbaar, waardoor het gaat leven in de organisatie.
3. Medewerkers worden eigenaar
Medewerkers brengen tijdens de Metamorfosedag hun eigen middelen in die ze graag aangepast zien. Ze krijgen dus volop de gelegenheid mee te denken. Hierdoor worden medewerkers eigenaar, wat betrokkenheid creëert.
4. Eenduidig communiceren volgens (nieuwe) communicatierichtlijnen
De communicatierichtlijnen (verhaal, visueel en/of content) vormen de basis en het vetrekpunt van de dag. Door de Metamorfosedag maak je deze richtlijnen kenbaar, wat bijdraagt aan het eenduidig communiceren. Het is belangrijk dat de richtlijnen dus vooraf voor iedereen helder zijn. De richtlijnen vastleggen in een communicatiehandboek kan hierbij helpen.
5. Het is leuk en geeft energie
Het met elkaar werken aan het verbeteren van de communicatie is leuk en geeft bovendien veel plezier en energie. De Metamorfosedag heeft een duidelijk doel en het levert wat tastbaars op. Hierdoor appelleert het veelal aan een groot deel van de organisatie dat gericht is op uitvoering en ook écht iets wil doen.
Ook een Metamorfosedag organiseren? De adviseurs van SIR kunnen je zowel begeleiden/coachen, als wel de hele organisatie uit handen nemen. Neem voor meer informatie contact op met Martijn Schenning: m.schenning@sir.nl
Video metamorfosedag de Dienst
Artikel over (her)positionering
Wil je misschien meewerken aan ons onderzoek om onze website te verbeteren? Je kunt dan onze vragenlijst invullen d.m.v. onderstaande knop.