5 tips voor communicatie bij een gemeentelijke herindeling
Het opheffen van een gemeente en de overgang naar een nieuwe gemeente maakt veel los bij inwoners, ondernemers en de betrokken gemeentelijke organisaties. Inwoners hebben vragen over dienstverlening en de hoogte van de belastingen. Ondernemers vragen om duidelijkheid over regelingen en procedures. En ook medewerkers vragen zich af wat voor hen verandert. Alle partijen hebben behoefte aan uitleg. Betrek inwoners, ondernemers en je eigen medewerkers bij het proces. Ga met hen in gesprek. Dit kan op verschillende manieren. Bekijk voor inspiratie onze Participatiebox. Lees ook onderstaande 5 tips voor communicatie bij een gemeentelijke herindeling.
1. Informeer je interne organisatie, voorkom onduidelijkheid
Een gemeentelijke herindeling heeft verschillende gevolgen voor een ambtelijke organisatie. Van meerdere kernen en aparte organisaties wordt toegewerkt naar één gemeentelijke organisatie. Medewerkers komen in een nieuwe organisatie te werken, krijgen andere werkprocessen en soms een andere functie-inhoud. Veelgestelde vragen zijn dan ook: houd ik mijn baan, moet ik naar een andere plaats reizen en verandert de inhoud van mijn werk? Het is belangrijk om de organisatie vroegtijdig in het proces te betrekken. Dit kan door hun hulp in te roepen bij de totstandkoming van de nieuwe gemeente (via werkgroepen), door ze op hun talent aan te spreken en door het organiseren van medewerkersbijeenkomsten. Ook raadzaam is een aparte pagina op het intranet met het laatste nieuws over het proces en veel gestelde vragen met antwoorden.
2. Communiceer eerst via bekende kanalen, maak niet direct een nieuwe website
Betrek inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers zo vroeg mogelijk in het proces van herindeling. Doe dit via de bestaande kanalen, zoals je gemeentewebsite of een ondernemersplatform. Dit zijn logische, bekende en dus betrouwbare afzenders. We zien vaak dat direct gekozen wordt voor een nieuwe website over de herindeling. De nieuwe website is geen bekende afzender, dus hier zoekt je doelgroep niet direct. Je informatie bereikt je inwoners en ondernemers dan niet op de manier die je beoogt. Ook belangrijke sleutelfiguren en ambassadeurs uit de wijken en kernen zijn belangrijke kanalen, evenals lokale kranten.
Ook voor de interne organisatie geldt: benut de bestaande kanalen. Verdiep je in de manier waarop medewerkers hun informatie ontvangen. Sluit hier op een eenduidige manier bij aan. De betrokkenheid van inwoners is een stuk groter als bijvoorbeeld de burgemeester voor de nieuwe gemeente op de bres gaat.
3. Maak een specifieke aanpak per doelgroep, niet generiek
In gesprek gaan met je doelgroep is belangrijk bij een herindeling. Een gesprek is pas relevant als het aansluit bij de belevingswereld en de vragen van de doelgroep. Een doelgroep maak je pas enthousiast over een voorgenomen herindeling als deze oplossingen biedt voor de opgaven die zij ervaren. En deze opgaven zullen voor elke doelgroep anders zijn. Maak daarom voor elke doelgroep een aanpak op maat.
4. Haal vragen op bij je doelgroep, bedenk niet zelf wat ze wil weten
Haal vragen op bij je doelgroep, ga niet zelf bedenken wat inwoners en ondernemers willen weten. Inwoners kunnen bijvoorbeeld tijdens bijeenkomsten hun vragen noteren en inleveren. Of informeer bij de medewerkers van het klantencontactcentrum welke vragen telefonisch en online binnenkomen. Maak op basis hiervan een duidelijke Q&A op je gemeentelijke website.
5. Maak ambassadeurs van je raadsleden
Besteed in je communicatie aandacht aan politici en bestuurders. Politici hebben een groot bereik en kunnen hun volgers actief meenemen in de motieven van de herindeling en de wijze waarop de nieuwe gemeente vorm krijgt.
