SIR heeft Rijkswaterstaat en zes Twentse gemeenten begeleid in het participatieproces voor de verkenning van de mogelijkheden van duurzame zonne-energie langs de rijkswegen. Dit was een groot en uitdagend project waar we veel ervaring hebben opgedaan.
Dit project, de Duurzaamheidsroute A35, is een gemeente overstijgend project. Deze samenwerking maakt de participatie des te interessanter. Want hoe houd je het gesprek dan relevant voor de inwoners van de verschillende gemeenten? Vanuit SIR bewaakten we de rode draad van de algemene kernboodschap die we als projectteam wilden uitdragen. Waarbij iedere gemeente haar eigen draai kon geven in de communicatie richting hun inwoners. Ondanks deze rode draad zagen we dat gemeenten verschillende keuzes maakten die resulteerden in verschillende uitkomsten. Deze bevindingen delen we graag.
De gemeenten waren zelf verantwoordelijk voor het versturen van uitnodigingen voor de bijeenkomsten die we organiseerden voor de Duurzaamheidsroute A35. Een aantal gemeenten kozen ervoor gepersonaliseerde uitnodigingen te sturen naar direct omwonenden via brieven. Daarentegen zagen we ook een aantal gemeenten die ervoor kozen alleen via ongeadresseerde flyers, digitale nieuwsbrieven of social media een uitnodigingen te sturen voor het gesprek over de Duurzaamheidsroute A35.
De belangrijkste verschillen die wij zagen ontstaan waren het aantal aanmeldingen die we ontvingen voor de bijeenkomsten. De geadresseerde brieven leken hun werk te doen doordat we uit deze gemeenten veel meer aanmeldingen ontvingen dan vanuit de gemeenten die geen gepersonaliseerde uitnodigingen hadden verzonden.
Goed om te weten dat gepersonaliseerde uitnodigingen meer tijd vergen in de voorbereiding. Denk daarbij aan het selecteren van het gebied dat je wilt benaderen, het verzamelen van persoons- en adresgegevens en inplannen bij het postbedrijf. Zorg ervoor dat je minsten 3 à 4 weken voordat je de brieven bij je inwoners wilt hebben, al contact heb opgenomen met het postbedrijf en je collega’s op de hoogte heb gebracht voor het in kaart brengen van de gegevens.
Het participatieproces vond voornamelijk digitaal plaats. Echter kozen een aantal gemeenten er ook voor om het gesprek over de mogelijkheden van duurzame zonne-energie op locatie te voeren met inwoners en andere belanghebbenden. Een mooi moment om te kijken naar de verschillen tussen digitale en fysieke bijeenkomsten.
Qua opgehaalde input deden de fysieke en online bijeenkomsten niet voor elkaar onder. Tijdens de online bijeenkomsten hebben we verschillende tools ingezet om de inhoudelijke input op te halen zoals een digitale kaart waar punten op konden worden gezet met opmerkingen en verschillende vraagstellingen via Qandr.
Tijdens de fysieke bijeenkomsten werkten we met fysieke kaarten waar post-its op konden worden geplakt. Ook waren er reactieformulieren aanwezig om zo ideeën, zorgen en wensen te delen.
Opvallend was dat het aantal deelnemers bij de fysieke bijeenkomsten hoger was dan bij de digitale bijeenkomsten. Dat had mede te maken met het grote aantal personen dat zonder aanmelding langs kwam. Dit was bij de online bijeenkomsten niet mogelijk. Ook het opkomstpercentage van de online deelnemers lag lager. Dit zien wij vaker bij online bijeenkomsten gebeuren. De drempel om niet naar een online bijeenkomst te komen lijkt vrij laag. Gemiddeld is het opkomstpercentage bij online bijeenkomsten 50%.
Daarentegen is de informatie die we digitaal hebben opgehaald makkelijker te duiden. Om zo veel mogelijk mensen te bereiken zou je ervoor kunnen kiezen een digitale bijeenkomst te organiseren. Maar op basis van de bijeenkomsten die we nu hebben georganiseerd lijken de belanghebbenden toch een voorkeur te hebben voor fysieke bijeenkomsten.
Heb je hulp nodig met op een relevante manier in gesprek gaan met jouw omgeving over maatschappelijke onderwerpen? En alles wat daarbij komt kijken. Of heb je nog geen participatieplan en wil je die wel? Bekijk dan eens onze grip op participatie programma’s of neem contact op via participatie@sir.nl.
Wil je misschien meewerken aan ons onderzoek om onze website te verbeteren? Je kunt dan onze vragenlijst invullen d.m.v. onderstaande knop.