In gesprek over zonne-energie langs rijkswegen

SIR heeft Rijkswaterstaat en zes Twentse gemeenten begeleid in het participatieproces voor de verkenning van de mogelijkheden van duurzame zonne-energie langs de rijkswegen. Dit was een groot en uitdagend project waar we veel ervaring hebben opgedaan.

Dit project, de Duurzaamheidsroute A35, is een gemeente overstijgend project. Deze samenwerking maakt de participatie des te interessanter. Want hoe houd je het gesprek dan relevant voor de inwoners van de verschillende gemeenten? Vanuit SIR bewaakten we de rode draad van de algemene kernboodschap die we als projectteam wilden uitdragen. Waarbij iedere gemeente haar eigen draai kon geven in de communicatie richting hun inwoners. Ondanks deze rode draad zagen we dat gemeenten verschillende keuzes maakten die resulteerden in verschillende uitkomsten. Deze bevindingen delen we graag.

Het effect van een uitnodiging

De gemeenten waren zelf verantwoordelijk voor het versturen van uitnodigingen voor de bijeenkomsten die we organiseerden voor de Duurzaamheidsroute A35. Een aantal gemeenten kozen ervoor gepersonaliseerde uitnodigingen te sturen naar direct omwonenden via brieven. Daarentegen zagen we ook een aantal gemeenten die ervoor kozen alleen via ongeadresseerde flyers, digitale nieuwsbrieven of social media een uitnodigingen te sturen voor het gesprek over de Duurzaamheidsroute A35.

De belangrijkste verschillen die wij zagen ontstaan waren het aantal aanmeldingen die we ontvingen voor de bijeenkomsten. De geadresseerde brieven leken hun werk te doen doordat we uit deze gemeenten veel meer aanmeldingen ontvingen dan vanuit de gemeenten die geen gepersonaliseerde uitnodigingen hadden verzonden.

Goed om te weten dat gepersonaliseerde uitnodigingen meer tijd vergen in de voorbereiding. Denk daarbij aan het selecteren van het gebied dat je wilt benaderen, het verzamelen van persoons- en adresgegevens en inplannen bij het postbedrijf. Zorg ervoor dat je minsten 3 à 4 weken voordat je de brieven bij je inwoners wilt hebben, al contact heb opgenomen met het postbedrijf en je collega’s op de hoogte heb gebracht voor het in kaart brengen van de gegevens.